По вопросам размещения на сайте, пожалуйста, звоните +7 495 150-08-68

В офисе хорошо, а дома лучше 04 апреля 2016 года

Рост популярности решений для удаленной работы - а именно их и называют "виртуальными офисами" - вызван желанием сократить затраты -временные, материальные, тем самым значительно ускорив движение вперед.

Виртуальные офисы – технологии, возможности, перспективы

Эффективность работы сотрудников в передовых компаниях давно уже измеряется количеством решенных задач, а не часов, проведенных в офисе. Поэтому многие фирмы предоставляют своим сотрудникам право работать из дома хотя бы раз в неделю, либо даже чаще. Доказано, что такая свобода лишь повышает качество работы специалистов, кроме того, позволяет привлечь в штат лучшие кадры. Ведь, согласно данным соцопросов, об удаленной работе мечтают: 89% жителей Новосибирска, 76% жителей Омска, 92% жителей Екатеринбурга, 90% жителей Москвы и 83% жителей Санкт-Петербурга. То есть – абсолютное большинство.

По данным исследования, проведенного в США, лишь 24% сотрудников ощущают себя наиболее эффективными, работая в офисе. 50% работников, по их словам, лучше всего справляются с рабочими задачами дома, 12% — в кафе или библиотеках, а еще 14% — в офисе в нерабочее время, когда остальные уже ушли домой. На рабочем месте, по признанию большинства респондентов, их раздражают коллеги, некомфортная обстановка или общая политика компании. 

Стремительно растет число пользователей удаленными технологиями для работы. Сейчас для компаний крайне важно определить наиболее эффективные каналы связи, чтобы обеспечить сотрудникам бесперебойную коммуникацию вне зависимости от местонахождения. Вот тут и приходят на помощь "виртуальные офисы".

Что такое "виртуальный офис"?

Виртуальный офис в понимании большинства – это совокупность систем, позволяющих пользователю удаленно работать со всеми приложениями и сервисами, которыми он привык пользоваться в офисе. Это, как правило, электронная почта, общие файлы, базы данных, многоканальная телефонная связь и т.д. В рамках услуги "виртуальный офис" дорогие бизнес-центры предоставляют "арендаторам" свой почтовый адрес для корреспонденции от клиентов и партнеров, комнаты для переговоров и секретаря, отвечающего на звонки. Все эти услуги очень востребованы, особенно сегодня, когда бизнесмены стремятся максимально сокращать издержки.

Однако понятие "виртуальный офис" все чаще приобретает совсем другой смысл. Мир стремительно меняется – все сложнее становится перемещаться в пространстве физически (пробки, толпа, транспортные проблемы, глобализация бизнеса, когда компания имеет представительства и работает сразу на нескольких континентах и т.д.), в то же время все больше необходимо оперативно осуществлять обмен информацией.

"Виртуальные офисы" – это также и программное обеспечение для максимально эффективной и быстрой деловой коммуникации.

Виртуальное общение

Безусловно, в плане единения людей, находящихся на больших расстояниях, пионером и лидером был и остается всем известный Skype. Однако для бизнеса, особенно, если численность коллектива превышает 20 человек, этот инструмент не так удобен – нестабильно работает, достаточно сложно проводить видеоконференции для большого числа людей и т.д.

Существует преемник Microsoft Lync (программы для корпоративной коммуникации) – Skype for Business. Это платная версия Skype. Стоимость примерно 1,5 доллара за пользователя в месяц. За эти деньги в числе других появляются опции записи разговора и видеоконференции в формате HD. Однако стабильность программы по-прежнему вызывает нарекания, нет возможности приглашать собеседников-гостей. Для общения необходимо создать встречу заранее и пригласить в нее участников. Во время видеозвонка все собеседники отображаются в центре экрана, наиболее активные из них крупнее тех, кто молчит. Однако индикация собеседников недостаточно удобна, не создается ощущение работы в офисе, а количество видеоокон на экране не может превышать 10.

В целом, программу сложно назвать "виртуальным офисом" - вряд ли это решение способно заменить общение в настоящем реальном офисе. Программа может стать подспорьем только для проведения заранее запланированных конференций между подразделениями, физически расположенными далеко друг от друга.

Офис в облаках

В мае 2016 года ожидается, что программа Skype for Business станет доступна пользователям в рамках пакета виртуального офиса от Microsoft – Microsoft Office 365. Благодаря постоянному доступу к последним версиям приложений Office в режиме реального времени решение позволяет создавать и редактировать документы вместе с другими пользователями, а также делиться файлами на ПК, компьютерах Mac, устройствах с операционными системами iOS, Android и Windows. Можно будет также проводить видеоконференции. Офисный работник уже не привязан к своему компьютеру – всю нужную информацию можно хранить в облаке и открыть в любой момент с любого устройства. Стоимость такого удовольствия – от 312 рублей за пользователя в месяц. В нее включена и внутрикорпоративная социальная сеть, и почтовый ящик на 50 Гб, и облачное хранилище на 1Тб, Skype for Business, офисные программы и другие возможности.

Примерно такие же услуги бесплатно, но без офисных программ предлагает Google. При использовании решения Google+Hangouts возможно проведение видеоконференций с трансляциями. Система интегрируется со всеми сервисами Google, такими как Google Docs или Gmail. Есть возможность поделиться экраном своего компьютера с собеседником (с функцией предпросмотра), вести запись видеоконференций, модерировать видеочат. Сервис мультиплатформенный: имеются как онлайн версия, так и приложение для смартфонов и программа для компьютера. Есть функция украшения, можно добавить забавные маски участникам диалога. Имеется несколько статусов, отображаются пиктограммы на видео-окне.

Благодаря интеграции с Youtube можно вести онлайн-трансляции, а потом автоматически сохранять их на персональном канале. Однако количество участников конференции ограниченно - максимум 10 человек. Контакты отображаются видео-окнами, но крупным планом можно видеть только одного собеседника по выбору. Настраивается окно общения. При таком ограничении сложно говорить о командной работе – ведь когда мы общаемся в реальном офисе – мы видим всех одновременно, а не попеременно. И именно для этого и приходим в офис. Так же, как и в случае со Skype, этот сервис хорош для разовых акций и заранее спланированного общения.

В мире существует еще множество программ для общения – платных и бесплатных. Русифицированы далеко не все – но найти можно легко, достаточно погуглить. Это и JoinMe, и Sqwiggle, и Citrix GoTo Meeting, и OnStream Meeting  и т.д. Отдельной строкой стоит упомянуть виртуальные офисы SOCOCO.

У платных, как правило, значительно больше возможностей – совместная работа с документами, возможность подключить большее количество народу к видеоконференции, запись разговоров, интеграция с различными программами. Стоимость приложений для общения, как правило, исчисляется исходя из количества пользователей (как у Skype for Business) и может варьироваться от 1 доллара до нескольких тысяч долларов в месяц.

Также в помощь компаниям удаленный доступ к рабочему столу, корпоративные мессенджеры, убер-чаты, тестовые серверы.

Все эти технологии эффективны и должны внедряться в компаниях любого профиля, где команда работает на результат и имеет четкие цели и задачи. Чем мобильнее сотрудник, тем больше он успеет сделать и тем больше пользы принесет компании. Сегодня можно даже вовсе отказаться от офиса, тем самым сэкономив на аренде помещения и снизив расходы на 15-20%. Но большинство работодателей на такое радикальное решение все же не отваживаются. Во-первых, боятся потерять контроль над сотрудниками, во-вторых, не знают, как сплотить виртуальный коллектив и превратить его в единую команду.

Виртуальный контроль

Самый животрепещущий вопрос: "А как я узнаю, что он работает?". Но и на него у ИТ-разработчиков уже давно найден ответ. В помощь коммуникационным системам разработаны системы электронного документооборота и контроля-учета выполненных задач. Этакие внутрикорпоративные социальные сети, где можно отследить всю деятельность компании. В нашей компании используется портал "Битрикс24". Все задачи фиксируются под номерами, в них добавляется персонал, который занят в проекте. Дальше можно отследить всю историю выполнения задачи – от начала до конца. Все реализованные проекты сохраняются, в любой момент можно посмотреть, когда, где, что и кем было сделано, кто участвовал в работе, какой вклад внес. В "Битрикс24" встроена CRМ-система для учета сделок и отчетности по каждому работнику. Электронный портал справляется с контролем гораздо лучше любого человека – он ничего не пропускает, он не меняет дедлайны, и задачи, открытые в нем, невозможно просто так забыть или удалить. Об этом сразу узнает руководство и другие занятые в проекте сотрудники.

На портале также предусмотрена возможность видеоконференций и обмена сообщениями, но не слишком удобно – список контактов выглядит единым полотном. Существуют и другие решения – например, "Мегаплан", либо тот же Microsoft Office 365.

Как сплотить виртуальную команду?

Одним из животрепещущих вопросов для удаленной работы является: "Как превратить людей из разных уголков планеты в единый коллектив"? Это действительно важно для бизнеса – в компаниях, как правило, два раза в год устраивают корпоративные вечеринки с элементами тимбилдинга – чтобы сплотить команду, научить людей доверять друг другу и передружить между собой. Кроме того, возникающее в офисе спонтанное общение за чашкой кофе на кухне либо возле кулера часто становится началом новых проектов и важных совместных дел. При удаленной работе спонтанное общение тоже можно обеспечить. И тут снова на помощь приходят виртуальные офисы. На сегодняшний день есть только одно решение, которое по своим функциям и визуализации действительно способно заменить реальный офис - виртуальный офис SOCOCO.

SOCOCO – это настоящий офис, но расположенный в виртуальной реальности. С кабинетами, переговорными комнатами, кафе и даже кулерами для воды. На экране компьютера пользователь видит интерактивную карту своего офиса. Сотрудники представлены в нем в виде анимированных аватаров. Под каждым аватаром светится имя специалиста. Аватары можно сделать разных цветов. Как правило, представители одного отдела окрашивают свои аватары в один цвет. В нашей компании сотрудники отдела кадров – нежно-зеленого цвета, программисты-разработчики – черного, и так далее. Таким образом, любой специалист может сразу понять, в каком отделе работает коллега. Аватары могут иметь разные статусы: "занят", "готов поболтать", "добро пожаловать", и так далее.

У каждого отдела есть свой кабинет. В него можно постучать, если хочешь зайти. Также можно запереть дверь и никого не впускать, если предстоит приватная беседа или конфиденциальный разговор.

Решение позволяет проводить видео и аудиконференции, совместно работать с документами и многое другое. Причем, присоединиться к конференции любой сотрудник может в один клик – нет необходимости для этого набирать номер или просить присоединить к общению. Ты просто приходишь в ту комнату, где происходит важный разговор – словно в реальном мире заходишь в кабинет. Слышать, что происходит в комнате, могут только те сотрудники, которые в ней находятся. Причем каждый из них имеет равные права с другим для участия в беседе. Достаточно включить микрофон. Можно и быстро отключиться от беседы, выключив микрофон, наушники, камеру (все вместе или по отдельности, в зависимости от потребностей в данный момент).

Возможности и функционал позволяют компаниям в несколько кликов собирать экстренные совещания, собрания, собеседования с кандидатами из других городов и многое другое.

Также существует возможность пригласить гостя к себе в офис – достаточно отправить ему ссылку из той комнаты, где вы находитесь. После этого можно общаться в режиме видео- аудиконференций, переписываться сообщениями, делиться экраном своего компьютера, демонстрируя запущенные на нем приложения и файлы.

Количество участников видеоконференций может составлять 60 человек. Дизайн своего виртуального офисного пространства можно придумать самостоятельно. Можно, например, нарисовать офис на пляже и проводить совещания на берегу моря, как это сделано в нашем случае.

Чтобы пользоваться сервисом на мобильных устройствах, решение интегрировано с программой Slack (приложение для ведения чатов и бесед). Сообщения, отправленные  пользователю из Slack, будут автоматически отображены в SOCOCO, и наоборот. В случае необходимости, можно присоединиться ко встрече, получив уведомление на мобильный телефон.

Использование "виртуальных офисов" для общения и сервисов автоматизации для учета задач образуют эффективный симбиоз, пользуясь которым можно легко реализовать любой бизнес-проект, даже полностью отказавшись от офиса или используя его по минимуму – лишь для переговоров с клиентами и как юридический адрес. 

Таким образом, виртуальные офисы сегодня – это огромное разнообразие технологических решений, позволяющих сотрудникам быть мобильными, работать оперативно и максимально эффективно. Вполне возможно, что в ближайшие пять лет мы увидим коренной перелом в сознании людей – и тут главное для компаний – вовремя успеть освоить новые технологии рабочего процесса и не тратить время попусту, в тот момент как другие стремительно пойдут вперед.

Александр Столяров, директор по взаимодействию с корпоративными клиентами компании АРСИЭНТЕК

← к статьям