По вопросам размещения на сайте, пожалуйста, звоните +7 495 150-08-68

Галина Ретуева: "Автоматизация призвана обеспечить тотальный контроль за хозяйственной и финансовой деятельностью ресторана" 28 декабря 2015 года

Внимательно относиться к расходам и все время держать руку на пульсе в кризисное время не просто нужно, а жизненно необходимо для предприятий общественного питания. Одним из ключевых факторов в успешной работе ресторанов становится использование систем автоматизации. О том, как функционируют подобные решения и какую выгоду приносят собственнику, мы поговорили с Галиной Ретуевой, коммерческим директором компании UCS.

Расскажите, как сейчас выглядит рынок автоматизации предприятий общепита?

Рынок автоматизации ресторанов тесно связан с развитием рынка фудсервиса. В 2010-2014 гг. рынок питания вне дома постоянно рос, в связи с этим на рынок автоматизации пришли десятки разработчиков ПО. Однако большинство из них не занимают какой-либо ощутимой доли рынка и теряются в информационном потоке. Сегодня есть несколько игроков, которые занимают ориентировочно 90% рынка. Причем основная его доля принадлежит компании UCS, разработчику системы управления R-Keeper.

В чем основные принципы работы таких систем?

Работа любой системы автоматизации предусматривает выполнение определенных задач. Если мы говорим о ресторане, то это, прежде всего, повышение эффективности управления, улучшение качества обслуживания, рост уровня продаж, оптимизация закупок и склада, минимизация возможных злоупотреблений со стороны персонала. Ни для кого не секрет, что сбои в поставках, ошибки и упущения в управлении приводят к значительным потерям прибыли, а воровство так и вовсе часто становится главной причиной банкротств предприятий общепита. Автоматизация ресторана призвана обеспечить тотальный контроль за хозяйственной и финансовой деятельностью заведения.

В системе R-Keeper автоматизация ресторана обеспечивается двумя программными уровнями: кассовым и менеджерским. Первый отвечает за автоматизацию процесса продаж и формирование базы данных по продажам, а второй – за формирование справочников, распределение прав доступа, разнообразные настройки кассового уровня, установку параметров и настроек отчетов, запуск маркетинговых программ, взаимодействие с другими системами.

Система R-Keeper обладает развитым инструментарием автоматизации процесса продаж. Программа позволяет быстро принять заказ, автоматически передать его на кухню или в бар, указав все пожелания гостей по приготовлению и подаче блюд, провести операции со счетами. Все действия, совершаемые на станции, фиксируются в системе, что дает возможность владельцу ресторана полностью контролировать работу персонала, вовремя выявлять и предотвращать злоупотребления с их стороны.

Еще одно важное направлением автоматизации ресторана -  складской учет. На склад привозят продукты и со склада они поступают на кухню. И если владелец ресторана заинтересован в прибыли, то он должен вести контроль за их расходом. Вот почему ресторатору просто необходимо позаботиться о внедрении системы складского учета. По оценкам экспертов, ее использование позволяет снизить норму воровства примерно на 10%.

Пользователям системы R-Keeper складской учет помогает вести программа StoreHouse, это система, которая позволяет строго контролировать все процессы производства. Благодаря StoreHouse владелец ресторана имеет возможность оперативно получать информацию о том, какой продукт, для приготовления каких блюд и в каком количестве был израсходован. С помощью StoreHouse можно проводить инвентаризации, делать оценку излишков и недостач, отслеживать остатки продуктов на складе и устранять пересортицу. Система позволяет управлять закупками и  работать с рецептурой блюд. Все это помогает вовремя скорректировать меню и цены ресторана, избежать краж и махинаций и, в конечном счете, достичь целей по себестоимости блюд и выручке.

Расскажите о функционале решений по автоматизации?

Современные системы автоматизации решают широкий круг задач. Можно сказать, что они обеспечивают управление всеми бизнес-процессами в ресторане. Такие системы не только позволяют контролировать продажи и склад, но и создают условия для бесперебойной работы кухни и предоставляет массу других возможностей. Система помогает следить за работой персонала, осуществлять коммуникации с гостями и поддерживать лояльность клиентов и, что особенно важно, формировать разнообразную отчетность, и на ее основе принимать обоснованные управленческие решения. При этом, несмотря на внушительный функционал, она легко адаптируется под нужды конкретного ресторана. Система имеет модульную структуру, и рестораторы могут выбрать лишь те решения, которые им действительно необходимы. Кроме уже названной системы складского учета StoreHouse рестораторам доступны: система учета рабочего времени, система лояльности гостей, модуль резервирования столов, система он-лайн визуализации заказов на кухне, система видеоконтроля за кассовой зоной, система автоматизации службы доставки, модуль WEB-мониторинга работы ресторана и система учета движения наличных денег внутри заведения. И это далеко не полный перечень возможностей.

Отличается ли проникновение систем автоматизации в столице от региональных городов?

Сегодня практически все заведения общественного питания в той или иной степени автоматизированы. На системе R-Keeper работают рестораны во всех городах России. Во многом спрос на такие решения зависит не от региона, а от конкурентной среды и самого заведения. Как правило, небольшие семейные рестораны, где нет проблемы воровства, чаще других обходятся  без автоматизации. В свою очередь, там, где конкуренция высока, прежде всего, это относится к туристическим и региональным центрам, и есть потребность в повышении скорости и качества обслуживания, системы автоматизации давно стали обычным явлением. Можно лишь сказать, что по традиции столица является законодательницей мод. Однако в наш информационный век проникновение новых решений на региональные рынки происходит довольно быстро, а в отдельных случаях провинциальные рестораны демонстрируют даже большую прогрессивность, чем столичные.

Чем отличается подход в автоматизации при работе с ресторанами и фаст-фудом?

В основе работы ресторана и фастфуда лежат совершенно разные идеологии. Если в первом стараются уделить гостю максимум времени и внимания, то во втором как можно быстрее обслужить. Не говоря уже о том, что в ресторане вас обслуживают официанты, а в фастфуде вы берете еду сами, предварительно оплатив ее на кассе. Поэтому вполне очевидно, что несмотря на то, что в последнее время рестораны стали предоставлять своим гостям больше самостоятельности,  подходы к автоматизации тех и других будут заметно отличаться. Прежде всего, вы никогда не встретите в ресторане технологию электронной очереди, и вряд ли вам понадобятся там динамические меню борды и киоски самообслуживания - от задержки  приема заказа в ресторане вас избавят электронное меню и мобильные терминалы официанта. Последние активно используются в ресторанах с высокой проходимостью и просто незаменимы при обслуживании бизнес-ланчей и массовом наплыве посетителей, так как  значительно  сокращают время на ввод заказа в систему и поступление его на кухню. В свою очередь, по понятным причинам фастфудам не нужна система бронирования столиков и никогда не пригодится кнопка вызова официанта, а также множество других инструментов, применяемых в ресторане для улучшения коммуникации между персоналом и гостем.

В целом же, в автоматизации фастфуда и ресторана много общего. В первую очередь, это касается контроля продаж, склада, службы доставки и работы персонала. В нашей системе управления реализованы технологии, позволяющие оптимизировать бизнес-процессы на предприятиях общепита любого формата. Есть среди них и такие решения, которые, хотя и были разработаны для разных типов заведений, имеют схожее применение. Так, используемые в ресторанах полного сервиса мобильные терминалы официанта сродни технологии приема заказа в конце очереди, выручающей фастфуды в часы пиковой нагрузки, а система визуализации заказов на кухне KDS, которая может полностью заменить сервис-печать в концептуальных заведениях, технологии VDU.

Сколько занимает процесс внедрения системы автоматизации на объекте?

Стандартное время для технического подключения и настройки системы составляет 1 день. Это при условии установки 3-х кассовых станций. В целом же, сроки внедрения системы зависят от объема работ, количества устанавливаемого оборудования и размера помещения. По окончании установки оборудования специалисты компании проводят курс обучения пользователей, продолжительность которого может составлять до 25 часов (от 2-х до 8-ми часов в день). Для кого-то, чтобы освоить работу с программой, достаточно и пары часов занятий. Все зависит от уровня подготовки сотрудников. В любом случае, график обучения согласовывается с заказчиком.

Однако прежде чем ресторан сможет начать использовать кассовые терминалы, они должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции. Сама процедура постановки на учет занимает не более получаса. А вот подготовка документов для регистрации кассы может занимать несколько дней.

Какая ценовая политика у подобных решений?

Цена на программное обеспечение во многом зависит от объема заказа. В принципе, это общеизвестная практика. Крупным заказчикам компания предоставляет довольно существенные скидки. В первую очередь это относится к сетевым объектам.

Применяются ли мобильные системы в решениях автоматизации?

Безусловно. О некоторых решениях здесь уже было сказано. Мобильные устройства позволяют нам в любой момент  получать необходимую  информацию, а значит оперативно принимать решения, экономить время и быть более продуктивными.

Например, используя приложение Web-мониторинг, управляющий ресторана, где бы он ни находился, в командировке или на отдыхе, может следить за работой заведения в он-лайн режиме. Войдя в приложение через Web-браузер с любого мобильного устройства, он может получать полную информацию о продажах и загрузке ресторана: просматривать данные по выручке, количеству гостей, обслуженным столам, расходу блюд за день. Помимо этого, благодаря приложению Web-мониторинг, ему всегда доступна информация по чекам и выполненным заказам с любого рода детализацией.

Что касается применения мобильных устройств для обслуживания гостей, то с каждым годом они завоевывают все большую популярность среди рестораторов. Мобильными терминалами официанта уже давно никого не удивишь. В системе R-Keeper они реализованы как на базе устройств с iOS, так и на базе устройств с ОС Android. То же самое можно сказать и об электронном меню RK-Order на планшете Apple iPad. Помимо того, что оно позволяет гостю самостоятельно оформить заказ, в отличие от печатной версии электронное меню отображает только актуальные на текущий момент времени блюда и цены, это освобождает рестораторов от необходимости иметь отдельные меню на завтраки, бизнес-ланчи и акционные позиции.

Однако только этим использование планшетов не ограничивается. Сегодня они находят применение и в качестве кассовых терминалов. Как правило, такие решения наиболее актуальны для небольших кафе и передвижных точек, включая сезонные заведения.

Как повлиял кризис на востребованность подобных систем?

Пока мы не сильно ощущаем на себе влияние кризиса. Интерес к автоматизации по-прежнему высок. Так или иначе, люди не перестали ходить в рестораны, по прежнему открываются заведения в сегментах премиум класса,  fast food и fast casual – традиционно в кризис они чувствуют себя лучше других. В то же время задача сокращения издержек и оптимизации бизнес-процессов стала для рестораторов еще более актуальной, и справиться с ней как раз и помогают системы автоматизации.

← к статьям